8 września 2016 r. weszły w życie przepisy nowelizujące Kodeks cywilny, które wprowadzają do krajowego porządku prawnego formę dokumentową czynności prawnych. Nowa regulacja dotyczy również formy elektronicznej.
Nowa forma szczególna czynności prawnych, czyli forma dokumentowa ma usprawnić dokonywanie czynności prawnych, gwarantując jednocześnie, że dokumenty będą pełnić określoną dla nich w procedurze cywilnej funkcję dowodową.
Ustawodawca przyjął, że forma dokumentowa będzie zachowana wówczas, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która to oświadczenie złożyła. Podpis w takim przypadku nie będzie elementem koniecznym dla zachowania tej formy czynności prawnej. Wymagane będzie natomiast istnienie samego dokumentu, czyli nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jej treścią. Fizyczna postać nośnika (papier, plik komputerowy) jest drugorzędna – istotne bowiem jest, aby sposób zapisania na tym nośniku informacji umożliwiał jej odtworzenie i utrwalenie.
W przypadku umowy zawartej w formie pisemnej – dokumentowej albo elektronicznej – dla jej rozwiązania, odstąpienia lub wypowiedzenia będzie wymagane również zachowanie formy dokumentowej. Jest to przepis dyspozytywny, strony bowiem mogą przez umowę ukształtować swój stosunek prawny odmiennie.
Wymóg formy dokumentowej ad probationem został przez ustawodawcę przewidziany dla umów pożyczek, których wartość przekracza 1 000,00 PLN.
Znowelizowane przepisy zrównują oświadczenia woli składane w formie elektronicznej z oświadczeniami złożonymi w formie pisemnej, ale jednocześnie ta równoważność form może być wyłączona albo przez przepis szczególny, albo przez same strony czynności prawnej.
Reguły odnoszące się dotychczas wyłącznie do formy pisemnej czynności prawnej w większości przypadków teraz znajdą również zastosowanie do formy dokumentowej i formy elektronicznej. Formy te będą więc zastrzeżone ad solemnitatem tylko wtedy, gdy przepis szczególny będzie tak stanowił. W pozostałych przypadkach zastrzeżenie formy dokumentowej czy elektronicznej będzie zastrzeżeniem wyłącznie ad probationem. Jednocześnie, w razie zawarcia pactum de forma bez określenia konsekwencji niedochowania wymogu ustalonej przez strony formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, czynność dokonana w innej formie nie będzie dotknięta sankcją nieważności, a jedyną konsekwencją będą utrudnienia dowodowe.
Doprecyzowaniu uległ także przepis odnoszący się do kwestii formy czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. Mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej wymaganej ad probationem, nie znajdą zastosowania przepisy o utrudnieniach dowodowych, a sama czynność prawna nie będzie nieważna.
Konsekwencją nowelizacji przepisów Kodeksu cywilnego i wprowadzenia w nich definicji dokumentu są zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego. Ustawodawca przyjął, że przepisy dotyczące dowodów z dokumentów będą miały zastosowanie do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców, a więc również odnoszących się do dokumentów elektronicznych. W rezultacie więc, dokument prywatny, stanowiący dowód tego, że osoba go podpisująca, złożyła zawarte w nim oświadczenie, będzie mógł przybrać formę zarówno pisemną, jak i elektroniczną.
Kolejną zmianą, w zakresie badania prawdziwości pisma (w przypadku formy elektronicznej dokumentu) jest to, że sąd będzie mógł wezwać wystawcę elektronicznego dokumentu do udostępnienia informatycznego nośnika danych, na którym dokument taki został utrwalony.
Jarosław MROŻEK